Het verzenden van gescande documenten per e-mail is in de professionele wereld een gangbare praktijk geworden. Dankzij de technologische vooruitgang kunnen moderne printers niet langer alleen maar documenten afdrukken; ze bieden ook mogelijkheden voor scannen en direct e-mailen. Deze mogelijkheid om documenten in één beweging te scannen en te verzenden vereenvoudigt de workflow aanzienlijk, vooral in omgevingen waar snelheid en efficiëntie voorop staan.
Bedrijven kunnen zo de tijd die zij besteden aan het beheren van fysieke documenten verminderen en hun productiviteit verbeteren. Met professionele printers, vaak uitgerust met geavanceerde functies, kunt u niet alleen documenten scannen, maar deze ook rechtstreeks per e-mail naar een of meerdere ontvangers sturen. Hierdoor is er geen computer meer nodig om deze taak uit te voeren, waardoor het proces naadloos en toegankelijker wordt.
In dit artikel onderzoeken we de stappen die nodig zijn om een professionele printer te configureren om scans per e-mail te verzenden, evenals praktische tips om deze functionaliteit te optimaliseren.
Samenvatting
- Het verzenden van e-mailscans via een professionele printer is een eenvoudig en effectief proces voor het delen van belangrijke documenten.
- Om de printer te configureren om scans per e-mail te verzenden, is toegang tot de e-mailinstellingen en het invoeren van aanmeldingsgegevens vereist.
- Het scannen van het document dat per e-mail moet worden verzonden, gebeurt door het document op de glasplaat of in de automatische documentinvoer te plaatsen.
- Het selecteren van de ontvanger en het schrijven van de e-mail gebeurt rechtstreeks op het printerscherm, met behulp van het aanraaktoetsenbord of een extern toetsenbord.
- Het versturen van de scan per e-mail via de professionele printer doe je door op de verzendknop te drukken, nadat je de kwaliteit van de scan en de beveiligingsinstellingen hebt gecontroleerd.
De printer configureren voor het verzenden van scans per e-mail
De eerste stap bij het verzenden van scans per e-mail via een professionele printer is het correct configureren van het apparaat. Meestal gaat het hierbij om toegang tot het bedieningspaneel van de printer, vaak toegankelijk via een ingebouwd touchscreen. Voor de installatie moet de printer worden aangesloten op een Wi-Fi- of Ethernet-netwerk, waardoor het apparaat toegang krijgt tot internet en e-mails kan verzenden.
Zodra de verbinding tot stand is gebracht, is het essentieel om de SMTP-instellingen (Simple Mail Transfer Protocol) te configureren, die nodig zijn voor het verzenden van e-mails. Om dit te doen, moet u de SMTP-servergegevens van uw e-mailprovider invoeren. Dit omvat het serveradres, de gebruikte poort (meestal 587 voor een beveiligde verbinding) en inloggegevens, zoals de gebruikersnaam en het wachtwoord van de e-mailaccount.
Sommige printers bieden ook de mogelijkheid om e-mailservices van derden te gebruiken, wat het proces kan vereenvoudigen als u geen specifiek zakelijk account wilt gebruiken. Nadat deze instellingen zijn geconfigureerd, wordt aanbevolen de verbinding te testen om er zeker van te zijn dat de printer zonder problemen e-mails kan verzenden.
Het document scannen om per e-mail te verzenden
Zodra de printer is geconfigureerd om scans per e-mail te verzenden, is de volgende stap het scannen van het document dat u wilt verzenden. De meeste professionele printers zijn uitgerust met een automatische documentinvoer (ADF) waarmee u meerdere pagina’s in één handeling kunt scannen. Om te beginnen plaatst u het document eenvoudig in de ADF of op de glasplaat, afhankelijk van het gewenste type scannen.
Voordat u begint met scannen, is het belangrijk om de juiste instellingen te selecteren. Denk hierbij aan de keuze van het bestandsformaat (PDF, JPEG, TIFF, etc.), resolutie (meestal gemeten in DPI – dots per inch), en eventueel opties zoals scannen in kleur of zwart-wit. Voor documenten met gedetailleerde afbeeldingen of grafische afbeeldingen kan een hogere resolutie nodig zijn, terwijl voor eenvoudige tekstdocumenten een standaardresolutie voldoende kan zijn.
Zodra alle instellingen zijn voltooid, drukt u eenvoudig op de scanknop om het proces te starten.
Selectie van de ontvanger en schrijven van de e-mail
Na het scannen van het document is de volgende stap het selecteren van de ontvanger en het schrijven van de e-mail. Bij de meeste zakelijke printers voer je rechtstreeks via het touchscreen het e-mailadres van de ontvanger in. Sommige printers kunnen ook worden geconfigureerd met vooraf opgeslagen contacten, waardoor het verzendproces nog eenvoudiger wordt.
Het is van cruciaal belang om de juistheid van het e-mailadres te verifiëren om onjuiste verzending te voorkomen. Wat betreft het schrijven van de e-mail bieden sommige printers de mogelijkheid om een gepersonaliseerde boodschap toe te voegen. Dit kan met name handig zijn om de ontvanger context te geven over het verzonden document.
U kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘In bijlage vindt u het maandrapport dat we tijdens onze laatste vergadering hebben besproken.’ Een duidelijke en beknopte boodschap helpt bij het tot stand brengen van effectieve en professionele communicatie. Zodra u alle benodigde gegevens heeft ingevoerd, bent u klaar om te verzenden.
Het versturen van de scan per e-mail via de professionele printer
Het verzenden van de scan per e-mail is over het algemeen een snelle en eenvoudige handeling dankzij de geïntegreerde functies van professionele printers. Nadat u heeft gecontroleerd of alle informatie correct is en het document gereed is, drukt u eenvoudig op de knop “Verzenden” of “OK” op het aanraakscherm van de printer. De printer maakt vervolgens verbinding met de eerder geconfigureerde SMTP-server en verzendt het gescande document naar de ontvanger.
Het is belangrijk op te merken dat sommige printers een melding of bericht weergeven waarin wordt aangegeven dat de verzending is gelukt. Dit kan geruststellend zijn, vooral als u een belangrijk document verzendt. In sommige gevallen is het ook mogelijk om een e-mailbevestiging te ontvangen zodra het document succesvol is verzonden.
Hierdoor kunt u de zending schriftelijk vastleggen en kan dit handig zijn voor latere follow-ups.
Controle van de kwaliteit van de scan voordat deze wordt verzonden
Voordat u een scan per e-mail verzendt, is het essentieel om de kwaliteit van het gescande document te controleren. Een slechte beeldkwaliteit kan de leesbaarheid van de inhoud beïnvloeden en een onprofessionele indruk wekken bij de ontvanger. Om dit te doen, wordt aanbevolen om het document na het scannen te bekijken op het voorbeeldscherm dat door de printer wordt aangeboden.
Hierdoor kunt u eventuele problemen, zoals onscherpte of slechte belichting, snel identificeren. Als de scankwaliteit niet bevredigend is, kan het nodig zijn de scaninstellingen aan te passen of zelfs opnieuw te scannen. Zo kan het verhogen van de resolutie of het kiezen van een andere scanmodus het eindresultaat aanzienlijk verbeteren.
Bovendien is het een goed idee om te controleren of alle pagina’s correct zijn gescand en of er geen pagina’s ontbreken of verkeerd zijn geplaatst voordat u het document verzendt.
Beveiligingsinstellingen beheren voor het verzenden van scans per e-mail
Beveiliging is een cruciaal aspect bij het verzenden van gevoelige documenten per e-mail. Moderne zakelijke printers bevatten vaak geavanceerde functies om de gegevensbeveiliging tijdens het verzendproces te garanderen. Het is essentieel om deze instellingen in te schakelen om de informatie in gescande documenten te beschermen.
Dit kan het gebruik van een beveiligde verbinding (SSL/TLS) omvatten bij het verzenden van gegevens naar de SMTP-server. Bovendien staan sommige printers het gebruik van aanvullende authenticatieprotocollen toe om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot e-mailfuncties. U kunt bijvoorbeeld een wachtwoord configureren of veilige netwerkgebaseerde authenticatie gebruiken om de toegang tot gevoelige functies te beperken.
Bovendien wordt aanbevolen om een speciaal e-mailaccount te gebruiken voor het verzenden van scans om de risico’s van het compromitteren van persoonlijke of zakelijke informatie te minimaliseren.
Tips voor het optimaliseren van het verzenden van scans per e-mail met een professionele printer
Om optimaal te profiteren van de functionaliteit van het verzenden van scans per e-mail via een professionele printer, kunnen verschillende tips worden toegepast. Allereerst is het raadzaam om de contacten die in de printer zijn opgeslagen regelmatig te ordenen, zodat u gemakkelijker ontvangers voor toekomstige mailings kunt selecteren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten bij het handmatig invoeren van e-mailadressen.
Vervolgens is het wellicht de moeite waard om de geavanceerde opties die uw printer biedt op het gebied van scannen en verzenden te verkennen. Met sommige printers kunt u bijvoorbeeld meerdere documenten in één keer verzenden of zelfs bestanden tegelijkertijd naar meerdere ontvangers verzenden. Bovendien kan het gebruik van gecomprimeerde formaten zoals PDF de grootte van verzonden bestanden verkleinen, terwijl de kwaliteit toch acceptabel blijft.
Ten slotte is het een goed idee om werknemers te trainen in het effectief gebruik van e-mailfuncties, zodat ze hun productiviteit kunnen maximaliseren en tegelijkertijd de door het bedrijf vastgestelde beveiligingsprotocollen kunnen respecteren. Door deze praktijken in uw dagelijkse routine te integreren, kunt u de efficiëntie van het documentbeheer binnen uw organisatie aanzienlijk verbeteren.
Leave a Reply