Drukwerk speelt een cruciale rol in de dagelijkse bedrijfsvoering van kleine en middelgrote ondernemingen (mkb’s). Hoewel het digitale tijdperk veel aspecten van het bedrijfsleven heeft veranderd, blijft drukwerk een fundamenteel element voor interne en externe communicatie. Mkb’s gebruiken vaak gedrukte documenten voor presentaties, brochures, contracten en ander marketingmateriaal. Deze afhankelijkheid van drukwerk kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de kosten en de operationele efficiëntie.
In een omgeving waar elke euro telt, is het essentieel voor mkb’s om de verschillende aspecten van drukwerk te begrijpen.
Dit omvat niet alleen directe kosten, zoals de aanschaf van papier en inkt, maar ook indirecte kosten die zich in de loop der tijd kunnen opstapelen.
- Effectief printmanagement kan niet alleen de kosten verlagen, maar ook de productiviteit van medewerkers verbeteren en de beschikbare middelen optimaliseren.
- Samenvatting: Drukwerk in het mkb genereert directe en indirecte kosten die vaak worden onderschat.
Indirecte kosten omvatten onderhoud, stilstand en afvalbeheer.
Slecht printmanagement heeft een negatieve invloed op de productiviteit en efficiëntie. Papierloze processen en digitalisering bieden oplossingen voor kostenbesparing en een geoptimaliseerde cashflow.
Door effectief printmanagement toe te passen, kunnen mkb’s hun winstgevendheid en algehele prestaties verbeteren.
Directe printkosten
Directe printkosten omvatten alle uitgaven die direct verband houden met het produceren van gedrukte documenten. Dit omvat de kosten van papier, inkt en het onderhoud en de afschrijving van printapparatuur. Voor een mkb-bedrijf lijken deze kosten op het eerste gezicht misschien gering, maar ze kunnen snel oplopen, vooral als het bedrijf vaak of in grote hoeveelheden print.
Bovendien kan de keuze van de printapparatuur ook van invloed zijn op deze kosten.
| Laserprinters daarentegen vereisen mogelijk een hogere initiële investering, maar bieden over het algemeen lagere kosten per pagina. MKB-bedrijven moeten daarom hun printbehoeften zorgvuldig beoordelen om de meest economische oplossing te kiezen. | Indirecte printkosten | ||
|---|---|---|---|
| Indirecte printkosten zijn vaak minder zichtbaar, maar net zo belangrijk. Ze omvatten elementen zoals de tijd die medewerkers besteden aan het beheren van printtaken, het opslaan van geprinte documenten en het verwerken van printafval. De tijd die medewerkers bijvoorbeeld besteden aan het printen, sorteren en distribueren van documenten kan hun productiviteit bij andere essentiële taken verminderen. | Daarnaast kan de fysieke opslag van geprinte documenten ook extra kosten met zich meebrengen. MKB-bedrijven moeten vaak investeren in opslagruimte voor deze documenten, wat huur- of inrichtingskosten met zich mee kan brengen. Bovendien vertegenwoordigt het beheer van printafval, zoals papierrecycling en de verwijdering van gebruikte inktcartridges, ook een indirecte kostenpost die in het totale budget van het bedrijf moet worden opgenomen. | ||
| Impact op productiviteit en efficiëntie | De impact van printen op de productiviteit en efficiëntie van een mkb-bedrijf mag niet worden onderschat. Inefficiënt printmanagement kan leiden tot vertragingen in de productie van essentiële documenten, wat de responsiviteit van het bedrijf op klantvragen kan belemmeren. Als een medewerker bijvoorbeeld te veel tijd kwijt is aan printen of het oplossen van problemen met een defecte printer, kan dit andere belangrijke taken vertragen. | Aan de andere kant kan een goed gestructureerde aanpak van printen de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren. Door gecentraliseerde printsystemen te implementeren of digitale oplossingen te gebruiken, kunnen mkb-bedrijven de tijd die ze aan printtaken besteden verminderen en zo tijd vrijmaken voor andere inkomsten genererende activiteiten. De integratie van technologieën zoals print-on-demand of het digitaal delen van documenten kan ook bijdragen aan een betere samenwerking tussen teams. | |
| Oplossingen om printkosten te verlagen | Metric | Beschrijving | |
| Impact op de cashflow | Voorbeeld voor een mkb-bedrijf | Papierkosten | Kosten gerelateerd aan de aanschaf van printpapier |
| Vermindert de beschikbare cashflow | €100 per maand voor 5.000 vellen | Inkt-/tonerkosten | Kosten voor inkt- of tonercartridges |
| Directe impact op de operationele kosten | €50 per maand | Printeronderhoud | Kosten gerelateerd aan reparatie en onderhoud van apparatuur |
Onverwachte kosten die de cashflow kunnen beïnvloeden
€200 per kwartaal
Energieverbruik
Elektriciteitsverbruik van printers
Verhoogt de vaste kosten
€30 per maand
Werktijd
Tijd besteed door medewerkers aan printen Indirecte kosten gerelateerd aan productiviteit
10 uur per maand, d.w.z. bijbehorende salariskosten
Printen verminderen
Strategieën om het printvolume te verlagen
Leave a Reply